Hyvän hankinnan työkalut

Tarve uusille hankinnan työkaluille syntyi alan ammattilaisten havainnosta: sisustusarkkitehtuuripalveluiden ostaminen ei ole kovin yksinkertaista, kuten ei luovan työn hankkiminen yleisestikään. Siksi selkeä ohjeistus ja tarjouspyyntöpohja koettiin hyödylliseksi varsinkin harvoin tai vain satunnaisesti palvelua ostaville asiakkaille.

Työkalujen tavoitteena on mahdollistaa hankinnat, jossa kilpailutuksen pelisäännöt ovat selkeät, ja joissa kokemattomampikin tilaaja saa vertailukelpoisia tarjouksia ja tätä kautta laadukasta ja kustannustehokasta suunnittelua.

Kentällä on lisäksi kaivattu järjestöjen virallista kantaa ilmaisen työn teettämiseen tarjousvaiheessa, mikä on ollut luovan alan haasteena vuodesta toiseen. Ohjeistus vastaa tähän tarpeeseen.

Kilpailutusohjeistuksessa perustellaan, mitkä ovat tarjousprosessin aikaisen suunnittelutyön reunaehdot: laadukas suunnittelutyö perustuu aina asiakkaan ja käyttäjien tarpeiden ymmärtämiseen, eikä näihin ole tarjousvaiheessa yleensä mahdollisuutta syventyä. Tarjousvaiheessa tehdyt suunnitelmat, joihin ei sisälly tarvittavaa taustatyötä, ovat siksi aina vain arvailuja. Näkemyksiä voi toki tarjousvaiheessa esittää, mutta itse suunnittelutyö on aina korvattavaa työtä.

Ohjeistukseen voi nojata hankintaprosessin aikana käytävissä keskusteluissa ja sen voi lähettää potentiaaliselle asiakkaalle, joka ottaa yhteyttä ja kyselee palveluista.

Kilpailutusohjeistuksessa alan ammattijärjestöt tekevät selkeän linjauksen tarjousvaiheessa toivottavista ideoista tai suunnitelmaluonnoksista: niitä tulee hyvän hankintavan mukaan pyytää vain rajatulta määrältä tarjoajia kilpailutusprosessin loppuvaiheessa ja työstä tulee maksaa markkinaehtoinen korvaus. Sisustusarkkitehtuuripalvelun kilpailutus tulee tehdä ensisijaisesti aiempien referenssien sekä tarjoajan laatiman prosessikuvauksen perusteella.

Hankinnan työkalut ovat erityisen käyttökelpoisia sellaisille sisustusarkkitehtuurin ostajalle, joille alan toimintaperiaatteet eivät ole tuttuja. Ohjeistuksesta ja tarjouspyyntöpohjasta saa perustiedot siitä, mitä asioita on syytä sisällyttää tarjouspyyntöön, miten määritellään tehtävänkuvaukset ja missä menee alustavien ideoiden ja korvattavan suunnittelutyön raja.

Sisustusarkkitehtuurin alalla on monenlaisia toimijoita eivätkä kaikki luonnollisestikaan tarjoa palvelua samalla prosessilla: osa käyttää esimerkiksi paljon osallistavia keinoja sekä tekevät esiselvityksiä. Osa taas tarjoaa palvelua suoraviivaisemmin. Tämänkin vuoksi vertailukelpoisten tarjousten saaminen on usein vaikeaa. Kun tarjouspyynnölle on selkeä yhdessä sovittu pohja, kaikki toimijat pääsevät tarjoamaan työtä samassa laajuudessa. Tilaaja puolestaan saa vertailukelpoisia, realistisesti hinnoiteltuja tarjouksia. Tämä auttaa häntä löytämään parhaan mahdollisen sisustusarkkitehtuurin kumppanin.

Kilpailutusohjeistuksesta on konkreettista hyötyä esimerkiksi tilanteissa, joissa asiakkaalta tulee alustava kysely palvelusta. Lähetä heille ohjeistus sekä tarjouspyyntöpohja sähköpostilla ja kerro, että kyseessä on alan järjestöjen hyväksymä ohjeistus. Suosittele asiakasta ottamaan ohjeistus käyttöön, kun hankinta tulee hänellä ajankohtaiseksi.

Ohjeistus on konkreettinen työkalu myös tilanteessa, jossa vastattavaksi saapuu tarjouspyyntö esimerkiksi epärealistisella aikataululla tai liian pitkälle viedyillä ideointipyynnöillä varustettuna. Ohjeistuksen voi liittää tarjoukseen mukaan ja kertoa, että näillä reunaehdoilla voimme olla mukana. Myös olemassa olevien asiakkaiden kanssa voi olla tarpeen tarkentaa hankinnan tapoja. Lähetä ohjeistus myös heille tutustuttavaksi.

Kyllä. Ohjeistus koskee kaikkia meitä sisustusarkkitehtuurin ammattilaisia. Työkalujen merkitys on sitä suurempi, mitä useampi sisustusarkkitehti viestii ohjeesta asiakkailleen ja sitoutuu myös itse ohjeistuksen noudattamiseen.

Ohjeistus antaa meille hyvän mahdollisuuden viestiä laajasti siitä, että alallamme toimitaan ammattimaisesti. Samalla se mahdollistaa sisustusarkkitehtuurin alan kehittymisen.

Ideaalitilanteessa sama ohjeistus tulee sisustusarkkitehtuurin ostajalle vastaan usean eri ammattilaisen ja toimiston suunnalta. Silloin siitä alkaa muodostua uusia normi: meidän alallamme toimitaan näin.